Comunicación efectiva

Propuestas comerciales, e-mails e informes son sólo algunos de los documentos más comunes que se deben redactar a diario en una empresa. Para evitar una mala interpretación del mensaje es necesario tomar en cuenta algunas reglas básicas que permitirán una mayor efectividad en la comunicación y una reacción positiva en los lectores.
Ser directo y claro es un punto esencial. Por lo general cuanto más importante es lo que se desea comunicar se emplean más páginas para escribir; sin embargo, en el lector ocurre lo inverso, pues mientras más importante es la información que llega a sus manos, menos predispuesto está a dedicarle tiempo a la lectura y prefiere, en la mayoría de los casos, saltar directo a las conclusiones.
Por ello, después de realizar un primer borrador de su documento, debe eliminar del mismo toda información superflua, la que está demás, la que se repite, etc. y limitar la comunicación a lo más importante.
Evite los tecnicismos innecesarios. En algunos documentos se plasman expresiones como "Estrategias sinérgicas" pueden no significar nada para el lector por ello es mejor evitarlas y optar por términos mucho más convencionales que sin lugar a dudas facilitarán la lectura de nuestro documento.
Una vez que haya terminado de escribir el documento, vuelva a leerlo, si es posible, en voz alta para identificar qué términos debe eliminar o cuáles párrafos están mal construidos. De esa manera podrá hacer una segunda versión mejorada de su documento.
Si tiene tiempo y el documento es demasiado importante, esperemos unas horas antes de enviarlo, y aproveche el tiempo que le resta para una tercera y definitiva lectura. Repitiendo el proceso anterior, conseguirá la mejor versión posible de lo que quiera comunicar.
Si como consecuencia de su trabajo se ve obligado a escribir documentos con cierta frecuencia, una buena estrategia consiste en disponer de plantillas sobre las que basar las nuevas comunicaciones. En este sentido, se puede contar con plantillas para propuestas comerciales, e-mails, actas de reuniones, informes financieros, entre otras cosas.
Una de las primeras cosas que aprenden los estudiantes de periodismo es la teoría de las cinco W: What, When, Why, Who y How (Qué, Cuándo, Por qué, Quién y Cómo). Las respuestas a estas cinco preguntas deben estar respondidas en una noticia para que las personas se enteren, de una manera clara y completa, lo que se les está intentando comunicar. De igual manera debería ser una comunicación empresarial.
A diferencia de otro tipo de comunicación, el documento empresarial debe contener una llamada clara a realizar una acción concreta. Es decir, tiene un propósito y un objetivo determinado. En este tipo de comunicación, le dice al lector qué es lo que debería hacer tomando como base lo que acaba de leer; o lo que le informamos de qué es lo que debería hacer en el preciso instante en el que lee el documento que le acaba de enviar.
Con esto se quiere decir que el objetivo de la comunicación ha de ser claro. No debe dar lugar para que sea el lector el que tenga que decidir o imaginar la acción que debe realizarse. Es usted quien ha tomado la decisión.

Tips

Defina las opciones
Imagine que convoca a una reunión en la que participarán cinco personas. Si propone tres posibles días y cuatro horarios para dicha reunión, tardará horas en lograr un consenso. Sin embargo, si limita las opciones a un día en dos horarios, conseguirá una respuesta más rápida.

Relaciones Públicas
Las Relaciones Públicas son la mejor opción para brindar solución a los problemas de comunicación de una empresa. Se encarga de gestionar todos los canales de comunicación pero además se preocupa porque exista un buen ambiente de trabajo escuchando las necesidades de los trabajadores.

El sms cobra vigencia
En algunos países de Europa como España comienzan a utilizar el sms como un medio de comunicación oficial similar al de un email. La tecnología en esos países permite que los sms lleguen incluso cuando la red está saturada o la calidad de la señal es demasiado débil para las llamadas de voz, además casi todos tienen un móvil.